Ich wiederhole mich.
Ich wiederhole mich.
Wie ich mit Hilfe von Obsidian aufgehört habe, meiner KI jeden Tag dasselbe erneut zu erzählen.
Claude und Obsidian im Arbeitsalltag
Ich bin immer noch kein Programmierer.
Silvio Lange, TE Printline GmbH in Viernheim. Vertrieb, Marketing und Einkauf. Wir sind rund zehn Leute.
Kein Informatiker, kein Berater, kein KI-Experte. Ich schreibe bis heute keine einzige Zeile Programmcode.
Zehn Wochen Erfahrung mit einer Sache, die mir den Arbeitstag spürbar leichter macht – und ein paar Narben.
Alles, was gleich kommt, ist selbst ausprobiert. Auch das, was schiefging.
Drei Dinge, die dieser Vortrag nicht ist
Ich verkaufe Ihnen kein Programm. Das Werkzeug, um das es geht, ist kostenlos – und es ist ohnehin nicht der Punkt.
Ich zeige keine Menüs und keine Einstellungen. Wenn Sie danach wissen wollen, welchen Knopf man drückt, habe ich etwas falsch gemacht.
Die letzte Etappe heißt „Und wo es hakt". Sie ist die längste ehrliche Passage, die ich je auf Folien gepackt habe.
Es geht um eine Arbeitsweise: wie zwei sehr unterschiedliche Gedächtnisse zusammenarbeiten lernen.
Fünf Etappen in vierzig Minuten
Wie es vorher lief. Warum die ersten Wochen großartig waren – und dann zäh.
Ein Notizbuch für uns beide. Wie aus zwei Gedächtnissen eines wurde.
Stück für Stück. Zehn Wochen Aufbau – ohne Projektplan, ohne Budget.
Was jetzt anders ist. Der Unterschied, den ich täglich merke.
Und wo es hakt. Vier Baustellen, an denen ich gerade sitze.
Echte Ausschnitte aus unseren Dialogen. Inklusive meiner Tippfehler – die habe ich bewusst drin gelassen.
Die ersten Wochen waren großartig. Und dann wurde es anstrengend.
Die ersten zwei Wochen waren ein Fest
Die unangenehme Absage-Mail, die sonst den halben Vormittag blockiert hat – in vier Minuten fertig und besser formuliert als von mir.
Zwölf Seiten Vertrag, zusammengefasst auf die fünf Punkte, die mich wirklich betreffen.
Eine Angebotsanalyse, für die ich sonst einen Abend gebraucht hätte, samt Argumenten für die Nachverhandlung.
Ich habe das damals jedem erzählt, der nicht schnell genug weglaufen konnte.
Jedes Gespräch fing wieder bei null an.
Wer ich bin. Was die Firma macht. Wie unsere Preise aufgebaut sind. Wer welcher Kunde ist. Zum wievielten Mal, weiß ich nicht.
Das gute Ergebnis von letzter Woche? Weg. Der Ton, den wir mühsam getroffen hatten? Weg. Die Entscheidung von Dienstag? Nie gehört.
Ich war das Gedächtnis. Ich musste wissen, was wir schon besprochen hatten – und es abtippen, bevor überhaupt gearbeitet werden konnte.
Der Assistent war brillant. Aber er war jeden Morgen wieder der Neue am ersten Arbeitstag.
So sah meine Notlösung aus
Vierzig Zeilen kopieren und einfügen – und es ging trotzdem nie genau da weiter, wo wir aufgehört hatten. Das habe ich wochenlang gemacht und dabei nie gemerkt, dass genau das das eigentliche Problem war.
Drei Symptome, die jeder wiedererkennt
Die Wiederholung. Man erklärt zum wiederholten Mal dasselbe und merkt beim Tippen, dass man diesen Absatz schon einmal geschrieben hat. Wortgleich.
Der Widerspruch. Man bekommt zwei Antworten auf dieselbe Frage – im Abstand von zwei Wochen. Beide klingen sicher. Beide können nicht stimmen.
Der Verlust. „Wir hatten doch schon mal eine gute Lösung dafür." Man sucht sie in acht alten Gesprächen. Man findet sie nicht.
Das Verbindende: Nicht die Antworten waren schlecht. Es fehlte das Dazwischen.
Was mich das jeden Tag gekostet hat
nur zum Wiedereinarbeiten. Vor jeder größeren Aufgabe. Bevor die Arbeit überhaupt anfing.
Übergabe-Text kopiert und eingefügt, jedes Mal wenn ein Gespräch zu lang wurde.
Entscheidungen, die irgendwo in alten Gesprächen liegen und die nie wieder jemand findet.
Zehn Minuten klingen nach nichts. Bei drei Anläufen am Tag ist es eine halbe Stunde – jeden Tag, ohne Gegenwert.
und ich war sein Gedächtnis.
In dem Moment war die Frage nicht mehr „Wie stelle ich bessere Fragen?", sondern: Wo legen wir das ab, was wir gemeinsam herausgefunden haben – projekt-, chat- und werkzeugübergreifend?
Die Lösung war nicht klüger fragen. Die Lösung war aufschreiben.
Nicht ich merke mir etwas. Wir schreiben es auf.
- Die KI soll sich Dinge merken.
- Also suche ich das Werkzeug mit dem besten Gedächtnis.
- Und ärgere mich, wenn es wieder vergisst.
- Wir legen das Ergebnis draußen ab – in normalen Textdateien auf meinem Rechner.
- Beide dürfen lesen. Beide dürfen schreiben.
- Das Gedächtnis gehört keinem von uns. Es liegt dazwischen.
Der Unterschied klingt klein. Er ist der ganze Vortrag.
Obsidian ist ein Ordner voller Textdateien.
Jede Notiz ist eine einzelne Datei auf meiner Festplatte. Man kann sie mit jedem Texteditor öffnen. Kein Konto, keine Cloud-Pflicht, kein Abo.
Notizen lassen sich miteinander verknüpfen. Aus einzelnen Zetteln wird mit der Zeit ein Netz, in dem man sich bewegen kann.
Weil es einfache Textdateien sind, kann mein Assistent sie lesen und schreiben – ohne Umweg, ohne Export, ohne dass ich etwas kopiere.
Das war's zum Werkzeug. Der Rest des Vortrags handelt davon, was man damit macht.
So anspruchsvoll war die Einrichtung
Drei Nachrichten. 36 Minuten. Das war der gesamte technische Aufwand – ich habe beschrieben, was ich haben will, den Rest hat Claude erledigt.
Wie aus einer Bitte eine Regel wurde
Fünf Nachrichten, acht Tage, immer dieselbe Bitte. Bis ich verstanden habe: Ich muss es nicht jedes Mal sagen – einmal sagen und aufschreiben lassen reicht.
Jede Notiz ist gleich aufgebaut
Worum geht's — Ein Satz, damit ich in zwei Jahren noch weiß, worum es ging.
Stand / Entscheidungen — Was gilt. Nur der aktuelle Stand, nichts Überholtes.
Offene Punkte — Was noch fehlt, als Kästchen zum Abhaken.
Verknüpft — Welche anderen Notizen dazugehören.
Historie — Was früher galt. Neueste Zeile oben.
Vier Überschriften, in jeder der 121 Notizen identisch. Klingt pedantisch, ist aber der Grund, warum beide sofort finden, was sie suchen.
„Stand" enthält nur, was jetzt gilt. Überholtes wird ersetzt, nicht darunter geschrieben. Sonst wächst jede Notiz zum Protokoll.
Nicht nur was entschieden wurde, sondern warum. Das ist der Teil, der später wirklich zählt.
Zehn Wochen. Kein Projektplan, kein Budget, kein einziger freier Tag dafür.
Nichts davon war geplant
Erste Notiz. Dann eine zweite. Alte Gespräche durchsucht und zu je einer sauberen Notiz verdichtet – nicht als Protokoll, sondern als Stand.
Die Sammlung wird unübersichtlich. Also eine Übersichtsnotiz, die auf alles verweist – die Landkarte.
Die Regel, wie eine Notiz auszusehen hat, wird verbindlich aufgeschrieben. Ab da schreibt der Assistent im selben Format wie ich.
Das Ganze wird ehrlich groß: Firma, Privates, das Nebenprojekt für einen Kunden. Vier Welten, eine Ablage.
Automatische Läufe kommen dazu. Der Morgen ist vorbereitet, bevor ich am Schreibtisch sitze.
Lesen. Arbeiten. Zurückschreiben.
Bevor irgendetwas gemacht wird, wird nachgeschlagen: Was wissen wir zu diesem Thema schon? Welche Entscheidung gilt?
Die Aufgabe wird auf diesem Stand erledigt – nicht auf einer Vermutung und nicht auf dem, was ich gerade noch im Kopf hatte.
Was sich geändert hat, wandert zurück in die Notiz. Neuer Stand, erledigte Punkte abgehakt, offene ergänzt.
Der dritte Schritt ist der, den alle weglassen. Und ohne ihn ist der Rest wertlos – dann ist es nach zwei Wochen wieder eine tote Ablage.
Sieben Läufe, die ohne mich starten
Post sichten, einsortieren, in die richtigen Notizen einpflegen.
Das Tagesboard aktuell halten – was ist heute dran, was hat sich erledigt.
Inhaltliche Prüfung: Widersprüche, beantwortete offene Punkte, abgelaufene Fristen.
Derselbe Lauf noch einmal – falls der Rechner montags aus war.
Aufräumen: veraltete Notizen, Prüfdaten, Archivvorschläge.
Kein Lauf löscht oder verschiebt etwas. Vorschläge ja – Entscheidungen nur von mir.
Sechs Fragen vor jedem Speichern
Habe ich ersetzt oder nur darunter geschrieben?
Ist ein offener Punkt durch das hier gerade beantwortet?
Widerspricht das einer anderen Notiz?
Pflege ich hier etwas, das schon woanders steht?
Stimmen Datum und Aufbau noch?
Schreibe ich „ist überholt"? Dann bin ich nicht fertig.
Dauert unter einer Minute. Wurde eingeführt, nachdem eine Prüfung fünfzehn Widersprüche fand, die monatelang unbemerkt dastanden.
Was in zehn Wochen entstanden ist
Notizen in 13 Bereichen – Firma, Privat, Kundenprojekt
Querverweise zwischen ihnen. Im Schnitt siebzehn pro Notiz
reiner Text – ungefähr drei dicke Romane
für die Ablage selbst. Kein Abo, kein Server, keine Lizenz
Entstanden nebenbei – in Zehn-Minuten-Stücken am Ende von Aufgaben, die ich ohnehin gemacht habe.
Der Unterschied, den ich jeden einzelnen Tag merke.
„Schreib dem Kunden zum Wartungsvertrag."
- Erst zehn Minuten erklären: Wer ist der Kunde, was war zuletzt, wie reden wir mit ihm.
- Dann ein freundlicher, allgemeiner Text, der überall passen würde.
- Ich schreibe die Hälfte um, weil die Konditionen nicht stimmen.
- Das Ergebnis bleibt im Chat liegen. Nächste Woche fange ich wieder oben an.
- Erst wird nachgeschlagen: Vorgang, letzte Absprache, vereinbarte Konditionen, Tonlage.
- Der Entwurf kennt den Fall – und erwähnt, was letztes Mal offen blieb.
- Ich ändere zwei Wörter.
- Der neue Stand steht danach in der Notiz. Nächste Woche geht es dort weiter.
Drei Dinge, die jetzt einfach passieren
Wenn ich an den Schreibtisch komme, ist die Post gesichtet und sortiert: dringend, kann warten, nur zur Kenntnis. Das Wichtige steht oben, mit dem nötigen Vorgangswissen daneben.
Ich kann ein Thema drei Wochen liegen lassen und mit einem Satz weitermachen. Kein Übergabe-Text, kein Suchen in alten Gesprächen, kein „wo waren wir stehengeblieben".
Wenn zwei Notizen sich widersprechen, meldet sich das System von allein – montags. Früher wäre es mir irgendwann in einem Kundengespräch aufgefallen. Oder eben nicht.
Nichts davon ist spektakulär. Zusammen ist es der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einem Kollegen.
Es hört nicht am Firmentor auf
Verhandlungen, Fuhrpark, Kunden, Service, Angebote.
Schule, Haushalt, Smart Home, die Dinge, die man sonst dreimal googelt.
Die Texte, die ich für ein befreundetes Unternehmen mache – eigene Regeln, eigener Ton.
Und dazwischen das, was überall gilt: Wie ich verhandle. Wie ich schreibe. Wie ich arbeite.
Der schönste Effekt: Was ich beim Einkauf über Verhandeln gelernt habe, hilft mir beim Handwerker zu Hause – weil es an einer Stelle steht, auf die beide Seiten zugreifen.
Woran ich gemerkt habe, dass es trägt
Der Unterschied zur Fünferserie: Ich habe „Obsidian nicht vergessen" nicht mehr gesagt. Es stand als Regel drin. Das ist der ganze Fortschritt in einem Satz.
Dass Dinge überhaupt gemacht werden. Die Nachfassmail, die früher liegenblieb. Die Übersicht, die niemand geschrieben hätte. Der Vergleich, für den abends die Kraft fehlte.
Dass ich abends aufhören kann, ohne etwas mitzunehmen. Was offen ist, steht geschrieben – nicht in meinem Kopf. Das ist der Teil, den ich unterschätzt hatte.
Vier Baustellen. Alle offen. Alle mit Zahlen von heute Morgen.
Der Stapel wächst – trotz Regel dagegen
offene Merker „das müsste mal jemand nachtragen"
waren es 300. Wir haben eigens eine Verfallsregel eingeführt: Was 30 Tage niemand füllt, verschwindet.
sind es 391. Der Stapel wächst schneller, als die Regel ihn abbaut.
Ein System, das mitschreibt, produziert auch Arbeit. Wer nur ans Sammeln denkt, baut sich einen zweiten Schreibtisch voller Zettel.
Das Tagesboard wurde unlesbar
Mein Tagesboard wuchs auf 27.000 Zeichen und rund vierzig Vorgänge – jeder mit voller Vorgeschichte, jeden Tag neu.
Nicht die Zahl der Aufgaben war zu groß, sondern die Lesezeit. Ein Tageszettel, den man zwanzig Minuten liest, ist kein Tageszettel.
16.600 Zeichen. Deutlich besser – und immer noch weit vom Ziel entfernt. Die Obergrenze liegt bei fünfzehn Zeilen.
Ein fleißiger Assistent schreibt viel. Zu viel. Ihm beizubringen, was er weglassen soll, war schwerer als alles andere.
konnte aber nichts abschließen."
Alles wurde festgehalten, nichts wurde für erledigt erklärt. Vorgänge blieben ewig „aktiv". Fragen wurden gestellt und nie beantwortet – vier standen zehn Tage abgehakt, aber unbeantwortet da.
Mitschreiben kann man automatisieren. Entscheiden nicht. „Ist das jetzt fertig?" kann nur ich beantworten – und genau das ist der Engpass, der nicht wegautomatisiert werden kann.
Ein geschlossenes Fenster legt alles lahm
Am 7. September lief nichts mehr. Kein Zugriff, keine Notizen, keine Läufe. Die Ursache: Ich hatte das Obsidian-Fenster mit ⌘W geschlossen. Das Programm lief weiter – aber ohne Fenster lädt es seine Erweiterungen nicht.
Drei Einträge blieben an diesem Tag liegen. Nicht dramatisch – aber es zeigt, woran das Ganze hängt: an einem offenen Fenster auf einem eingeschalteten Rechner.
Es gibt jetzt einen zweiten Weg: Wenn die Verbindung ausfällt, werden die Notizen direkt als Dateien geschrieben. Weniger komfortabel, aber es läuft. Und die Merkregel lautet: ⌘H statt ⌘W.
Die ehrlichste Erkenntnis: Je hilfreicher so ein System wird, desto mehr merkt man, wenn es fehlt.
Drei Versuche, das besser zu machen
Weniger fragen statt mehr nachhalten. Höchstens fünf offene Rückfragen gleichzeitig. Was keinen Platz hat, wartet – und kommt von allein zurück, wenn das Thema wieder aktuell wird.
Ein Hinter-der-Bühne. Sichtbar ist nur, was heute dran ist. Alles andere ist nicht gelöscht, nur nicht auf der Bühne. Das war die wirksamste Änderung bisher.
Erledigt heißt erledigt. Sage ich, ein Vorgang ist durch, wird er ohne Rückfrage geschlossen. Vorher wurde nachgehakt – und dabei ist der Abschluss verlorengegangen.
Ob das reicht, weiß ich in vier Wochen. Ich sage es Ihnen gern, wenn Sie mich dann fragen.
Drei Sätze, die ich mir gewünscht hätte
Fangen Sie mit einer einzigen Notiz an. Nicht mit einem System, nicht mit einer Struktur. Nehmen Sie das Thema, das Sie diese Woche dreimal erklärt haben, und schreiben Sie es einmal auf.
Schreiben Sie das Warum mit. Was entschieden wurde, weiß man in vier Wochen noch. Warum, hat man vergessen – und genau das braucht man dann.
Ersetzen Sie, statt anzuhängen. Die Versuchung, den neuen Stand darunter zu schreiben, ist groß. Nach drei Monaten wissen Sie nicht mehr, was oben noch gilt. Ich weiß das, weil ich es falsch gemacht habe.
Zehn Minuten am Ende einer Aufgabe. Mehr war es bei mir nie.
Wir müssen es aufschreiben.
Und der beste Zeitpunkt dafür ist nicht der Anfang eines Projekts, sondern das Ende einer ganz normalen Aufgabe – heute Nachmittag zum Beispiel.
Fragen? Sehr gern.
Besonders gern zu der Etappe, in der es hakt – da lerne ich am meisten dazu.
Der Aufbau einer Notiz, auf einer halben Seite – falls Sie es diese Woche ausprobieren wollen.
Wenn ich etwas nicht weiß, sage ich das. Ich mache das seit zehn Wochen, nicht seit zehn Jahren.
Silvio Lange
TE Printline GmbH